Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn ghi sai số tiền

Việc xảy ra sai sót trong quá trình lập và xuất hóa đơn cho khách hàng là điều khó tránh khỏi khi hàng ngày kế toán phải thực hiện khối lượng lớn công việc. Đối với trường hợp hóa đơn có sai sót, bên bán lập hóa đơn phải có cách thức xử lý cho phù hợp với từng chỉ tiêu. Khi đó, việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có bị ảnh hưởng không? Theo quy định, cách xử lý hóa đơn ghi sai số tiền được thực hiện thế nào? Bài viết này sẽ giải đáp giúp quý bạn đọc cách xử lý hóa đơn trong trường hợp sai sót về số tiền.

1. Trường hợp hóa đơn chưa giao cho người mua

Theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi ghi sai số tiền trên hóa đơn mà chưa giao cho người mua thì người bán chỉ cần gạch chéo các liên và giữ lại số hóa đơn lập sai.

2. Đối với những hóa đơn đã giao cho người mua

Trong trường hợp này thì cần xem xét là bên bán và bên mua đã kê khai thuế đối với hóa đơn lập sai hay chưa để có cách giải quyết cho phù hợp.

a. Bên bán và bên mua chưa kê khai thuế

Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn ghi sai số tiền mà hai bên chưa kê khai thuế thì giải quyết như sau:

– Bên bán và bên mua lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã lập sai (lý do thu hồi hóa đơn cần được ghi rõ);

– Kế toán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai;

– Bên bán lập lại hóa đơn mới đúng theo quy định.

b. Bên bán và bên mua đã kê khai thuế

Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn ghi sai số tiền mà hai bên đã kê khai thuế thì kế toán cần xử lý như sau:

– Bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót;

– Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trên hóa đơn cần phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…

– Người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Trên hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

xử lý hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ, tên công ty thì hóa đơn mà công ty đang sử dụng cũng cần có sự điều chỉnh cho phù hợp. Cụ thể như sau:

1. Thay đổi địa chỉ, tên công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên từ hóa đơn sau khi có sự thay đổi mà tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in, doanh nghiệp:

– DN đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng;

– Kế toán tiến hành gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC);

– Được sử dụng ngay hóa đơn.

2. Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

a. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng

– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

– Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn.

– Gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC), thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến; 

Đối với tiền nghỉ phép năm thì có phải đóng thuế thu nhập cá nhân không?

DN đã biết về quy định miễn thuế thu nhập cá nhân?

– Được phép sử dụng ngay hóa đơn.

b. Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.